Phỏng vấn Trò chuyện cùng Ths. Nguyễn Thị Thùy Vân: Làm Account của Agency và Client, liệu có trắc trở?

Nếu ví một dự án là đứa con tinh thần, thì Account chính là "ông tơ bà nguyệt" cho mối quan hệ giữa Agency và Client. Vậy cụ thể mối quan hệ đa chiều này có ảnh hưởng qua lại với nhau như thế nào, cũng như kết quả của một dự án phụ thuộc vào gì, là điều mà những sinh viên sắp ra trường quan tâm. Cho nên, qua buổi phỏng vấn ngắn với Ths. Nguyễn Thị Thùy Vân, hy vọng bài Blog này sẽ mang đến những chia sẻ hay ho về "Làm Account của Agency và Client, liệu có trắc trở?".

                                                

PROFILE "TRÍCH NGANG"                                          

Bài phỏng vấn cùng Ths. Nguyễn Thị Thùy Vân

Q: Em chào cô ạ, cô có thể chia sẻ cho em về “Câu chuyện thành công của Client – Agency chứng minh sự hợp tác cùng nhau phát triển.”

A: Hồi đó, công ty hợp tác với Khánh Hoà làm nên chương trình “Người Khánh Hòa”. Với sự hợp tác ăn ý và hiệu quả. Đôi bên đã tạo nên được một chương trình thành công. “Người Khánh Hòa” nhằm kết nối những người thành công như ca sĩ, diễn viên, bác sĩ, kỹ sư đi truyền lửa cho các bạn học sinh, sinh viên ở Khánh Hòa. Trong vòng 3 năm chương trình phát sóng và những năm sau đó, Người Khánh Hòa đã tạo nên được hiệu ứng rất tốt. Minh chứng là sau năm đầu tiên đã có sự xuất hiện những Hội, Nhóm gắn kết và lan tỏa doanh nhân Khánh Hòa – Sài Gòn được mở ra.

Q: Theo cô, Agency ngày nay thường có xu hướng cung cấp Full Service, IMC. Điều này có ảnh hưởng như thế nào đối với vị trí Account, tốt hay không? Nên làm hay không?

A: Hiện nay với thời buổi thông tin đa chiều, đa ngành mà các ngành đều có sự liên quan chặt chẽ nhất định với nhau. Theo nhận định của cô, những công ty Agency đa năng rất tốt. Về mặt chuyên môn, họ sẽ hỗ trợ một nguồn lực cho những người làm nghề không ngừng học hỏi, tạo động lực. Hiểu được bản thân phải nâng cấp điều gì để phù hợp với xu thế thị trường, đòi hỏi người Account cũng cần phải học và trau dồi kĩ năng nhiều hơn. Và trên thực tế sự thuận lợi có được vì người ta có chuyên môn và sự liên kết với nhau giữa các bộ phận. Từ đó triển khai tốt các chiến dịch. Bên cạnh đó, việc chia nhiều công ty thì tốn chi phí và khó kết hợp trong công việc, thực hiện ý tưởng. Đôi khi vấn đề này cũng chịu sự ảnh hưởng ít nhiều của văn hóa doanh nghiệp với việc có sử dụng Agency Full Service hay không.

Q: Theo cô văn hóa doanh nghiệp giữa Client và Agency ảnh hưởng đến vị trí Account như thế nào ạ?

A: Theo cô văn hóa doanh nghiệp phụ thuộc vào người founder và bị ảnh hưởng bởi môi trường làm việc. Ở vị trí Agency cô thấy về chế độ của Account thì không được tốt được như Client, nhưng ưu điểm là môi trường làm việc chặt chẽ và nhanh hơn với nhiều quy trình rút gọn. Và việc trao đổi giao tiếp tốt hơn nhờ vào sự năng động. 

Q: Với cô, người lãnh đạo định hình nền văn hóa doanh nghiệp hay họ được định hình bởi văn hóa doanh nghiệp?

A: Lãnh Đạo phải là người định hình được văn hóa doanh nghiệp. Bởi đó là tư tưởng của người lãnh đạo. Và khi định hình được họ mới có thể triển khai chiến lược để định hướng cho nhân viên. Hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, nguyện vọng, cách hành xử của nhân viên – từ đó xây dựng nên cái sườn nội dung văn hóa doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp, ví dụ như Tân Hiệp Phát. Họ xây dựng văn hóa doanh nghiệp lâu dài trong vòng 10 năm tới tính từ 2018. Một chặng đường dài những chỉ khi chuẩn bị trong tâm thế như vậy, họ mới tự tin rằng mình có thể vững được. Có hai kiểu “SẾP” cần lưu ý: Người lãnh đạo (Founder): hiểu rõ và xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp dựa trên tư tưởng của mình. Người làm thuê: tiếp nhận và làm theo.

Q: Cô đã từng hay gặp ai phá vỡ khuôn mẫu truyền thống tại nơi làm việc (của người Châu Á).

A: Đối với văn hóa Việt Nam nói riêng, vấn đề của hầu hết các nhân viên là phản biện yếu. Và việc nhân viên dám phản biện, lại còn tùy vào sếp có chấp nhận hay không. Nếu sếp đã tin tưởng vào cách làm việc và quan điểm của nhân viên thì không những họ chấp nhận sự phản biện của mình, mà còn giao phó thêm nhiều công việc mà không cần bám sát quá chặt chẽ để bắt lỗi,… Kinh nghiệm về vấn đề này khi cô làm việc ở Tân Hiệp Phát là tại văn phòng có một sếp nữ. Mọi người hay gọi là chị Bích, chị Bích theo lời nhân viên là một người rất khó tính. Tuy nhiên theo quan điểm của cô, cô cảm thấy không có vấn đề gì mình phải sợ hay trở nên e dè. Cô làm việc và tiếp xúc bình thường,hơn nữa còn luôn thẳng thắn trong những ý kiến đóng góp trong công việc.Từ đó chị Bích có ấn tượng vào cá tính riêng của cô. Sau này, trong các cuộc họp, chị bỏ qua những quy trình rườm rà để mời cô hợp tác chung một cách trực tiếp mà thông qua bộ phận trung gian.

Q: Theo cô, trong một buổi Pitching, Idea có phải là điều quan trọng nhất quyết định thắng thua của một Agency?

Không quan trọng nhất, bởi nó được chi phối bởi nhiều yếu tố. Ví dụ như ở Tân Hiệp Phát có yêu cầu về TVC, idea có được chấp thuận hay không phụ thuộc vào cách trình bày của người thể hiện ý tưởng. Ý tưởng, chiến thuật phải phù hợp với mong muốn của cấp trên, đối tác.Và nó phải phụ thuộc thêm nữa vào sự liên kết với các phần khác của các bộ phận truyền thông liên quan.Ví dụ như Agency phải liên hệ chặt chẽ với Marketing.

Q: Cô có thể đánh giá mức độ mối quan hệ đối với Agency đã hợp tác. Và công ty cô làm có làm việc cố định với một Agency nào không?

A: Có cố định, ví dụ khi cô làm việc cho một đài thì họ sẽ thường xuyên tìm đến mình. Và thường mối doanh nghiệp chỉ làm việc với 1 hoặc 2 Agency. Vẫn có thể xem xét hợp tác với nhiều bên khác nhưng vẫn chủ yếu là cố định. Doanh nghiệp chỉ thực sự thay đổi khi họ muốn “lọc máu”, hoặc có những hướng đi khác.

Q: Theo cô vị trí Account nên làm gì để duy trì mối quan hệ Agency với Client?

A: Chăm sóc cho khách hàng vào các dịp lễ. Agency, Client phát quà thường xuyên. Chủ yếu là quà, chi phí bồi dưỡng.

Q: Cô có thể cho tụi em biết cách xử lý như thế nào đối với Brief bị thay đổi đột xuất khi gần Deadline? Nếu là cô, cô chấp nhận deadline hay đàm phán?

A: Cô luôn ưu tiên cho việc đàm phán kéo dài deadline. Lúc này Account cần đưa ra các lý do như chất lượng công việc sẽ không được đảm bảo khi làm gấp. Trường hợp khách hàng không thỏa hiệp, bên mình vẫn nhận nhưng đưa ra các rủi ro có thể mắc phải để khách hàng có thể lường trước các nguy cơ.

Q: Vậy theo cô vấn đề nào cần được lưu ý khi Account nhận Brief? Đã có tiền lệ nào về việc khách hàng “lật bánh tráng” không ạ?

A: Ví dụ thực tế khi cô làm việc với các nhãn hàng. Chúng ta phải hiểu yêu cầu của công việc khó khăn tới đâu, đối tác là người có những yêu cầu và cách làm việc như thế nào. Và khi làm việc cố gắng nghe kỹ yêu cầu của khách hàng. Đọc kỹ các Brief và trao đổi nhanh nhất, kĩ nhất có thể tại buổi họp. Xác nhận rõ ràng các yêu cầu với đối tác. Kỹ hơn có thể gửi mail xác nhận ý tưởng và Brief trước khi tiến hành làm. Trường hợp “lật bánh tráng” – phải đưa ra bằng chứng trao đổi trước đó để đối chứng. Như trường hợp cô từng làm cùng Tocotoco, chị client bên đó liên tục thay đổi nội dung bài viết vì cho rằng ý tưởng chưa phù hợp với yêu cầu của brief đưa ra. Nên khi các em làm brief cần phải lưu ý kĩ, quan sát lắng nghe và xác nhận với phía khách hàng khi nhận được brief.

Q: Với kinh nghiệm từng làm việc tại Client, cô nhìn nhận thế nào về vai trò của Account?

A: Dưới góc độ của Client, cô thấy Account là phiên bản nâng cấp của Sales và họ rất cực. Hơn nữa vị trí Account đòi hỏi tinh thần trách nhiệm rất lớn. Vai trò quan trọng nhất là không chỉ đem lại hợp đồng mà còn là cầu nối giữa khách hàng và Agency. Họ phải liên tục theo sát dự án và khách hàng để chăm chút cho sản phẩm, mọi sự kết nối đều thông qua Account.

Q: Đối với cô, môi trường của Account giữa Agency và Client liệu có giống nhau?

A: Tính chất khá giống nhau, nhưng theo cô quan sát:

Theo cô thì việc làm ở Agency sẽ linh hoạt hơn ở Client và với Account tại Agency đặt mình ở vị trí người bán dịch vụ nên phải liên tục kết nối với phía Client để xác nhận brief, có xu hướng chiều theo mong muốn của khách hàng và truyền đạt thông tin đến nội bộ team. Còn với vị trí tại Client - người mua dịch vụ họ có động thái chủ động hơn, luôn hối thúc phía Agency, kiểm tra và báo cáo tiến độ của brief.

Nhưng dù ở vị trí nào thì văn hóa doanh nghiệp đều có ảnh hưởng tới thái độ làm việc của nhân viên. Đối với agency, bởi vì ít người nên mỗi người đều chia sẻ kỹ năng với đồng nghiệp của mình và ai cũng có thể làm một lần nhiều việc từ đó hiểu mình cần gì để tự nâng cấp mình.

Em xin cám ơn !

Bài học rút ra sau buổi phỏng vấn: Làm Account của Agency và Client, liệu có trắc trở?

"Account là phiên bản nâng cấp của Sales"

Account có thể góp phần đẩy nhanh tiến độ và sự thành công của dự án

Trong một dự án, chúng ta thường chú ý đến mối quan hệ giữa khách hàng (Client) và nơi cung cấp dịch vụ (Agency) mà bỏ quên "cầu nối" giữa 2 bên là Account. Người làm Account luôn phải làm thỏa mãn nhu cầu, nguyện vọng của Client cũng như làm người chia sẻ lại các mong ước của Client cho Agency hiểu mà thực hiện dễ dàng. Tuy không tham gia quyết định trực tiếp vào dự án, nhưng với mức độ chuyên nghiệp trong cách làm việc, Account sẽ có thể góp phần đẩy nhanh tiến độ và sự thành công của dự án. "Vai trò quan trọng nhất là không chỉ đem lại hợp đồng mà còn là cầu nối giữa khách hàng và Agency. Họ phải liên tục theo sát dự án và khách hàng để chăm chút cho sản phẩm, mọi sự kết nối đều thông qua Account." (cô Thùy Vân)

Tuy cùng là vai trò cầu nối, "cố vấn" của Client và Agency, Account của từng bên sẽ có sự khác nhau. Theo như cô Vân chia sẻ, Account của Client có xu hướng chủ động hơn người của Agency. Điều đó có thể do đối tượng họ đang hợp tác, vì tính chất của Agency với mong muốn làm thỏa mãn khách hàng của mình nhất để đi đến dự án thành công ngoài mong đợi. Từ đó, có thể thấy Account của Agency tuy không chủ động như của Client, nhưng họ lại năng động hơn, tư duy nhiều hơn và là hậu phương vững chãi cho Agency trong các dự án.

Một người Account để làm tốt nhiệm vụ của mình dù hợp tác với Client hay Agency đều phải hiểu đối tượng mình làm việc cùng. Mỗi Client hay Agency đều có sự sáng tạo, cách làm việc và môi trường làm việc khác nhau, nên để dung hòa họ thì nghiên cứu trước xuất phát điểm, tính cách của họ là điều tinh tế trong cách làm việc mà Account nên quan tâm.

Như trường hợp về sự hợp tác thành công giữa Client và Agency qua lời kể của cô Thùy Vân đã cho thấy được rõ hơn về mối quan hệ của 2 bên. Có thể thấy đôi khi bên phía Client như một bà mẹ chồng khó tính luôn đưa ra các yêu cầu khó khăn khiến phía Agency đau đầu. Còn bên Agency như một nàng dâu trẻ năng động và khó chịu, vì bị "hạch sách", buộc lòng phải chiều lòng Client. Mối quan hệ của 2 bên người ngoài nhìn vào tưởng chừng như khắc khẩu nhưng chỉ người trong cuộc mới hiểu, cả 2 đều có những điểm khó của riêng mình và cũng giúp đỡ nhau hoàn thành dự án. Vì suy cho cùng cả 2 hợp tác là nhờ vào dự án nếu dự án không xong không ai được lợi cả. Trong trường hợp này, người làm Account cần khuyên giải Client và Agency, hướng đến cái tối quan trọng là sự thành công của dự án.

Mối quan hệ của Client, Agency phụ thuộc nhiều vào Account

Mối quan hệ giữa Client và Agency nếu thành công sẽ có xu hướng hợp tác lâu dài về sau trong các dự án khác. Cho nên, Account nên chú trọng "đầu tư" cho mối quan hệ này. Ngoài cách làm của cô Vân, việc giữ mối giao hảo với Agency và Client còn thông qua trong quá trình làm việc. Từ lúc có buổi họp bàn ý tưởng, mối quan hệ này được gắn kết thông qua thái độ làm việc của cả Client và Agency, đó là việc xây dựng một văn hóa riêng. Khi mọi người cùng thống nhất nền văn hóa ấy, cách tiếp nhận ý kiến đối phương cũng dễ dàng hơn, tránh các vướng mắc không đáng có. Không những thế, mối quan hệ này cần có tính trung thực trong cách làm việc và ngay cả cảm xúc, việc này mang tính quyết định “chiều dài” đoạn đường hợp tác của Client và Agency. 

Với xu hướng hợp tác lâu dài đó, các Client lớn thường tìm các công ty Agency cung cấp Full Service và IMC để ổn định hơn. "Có cầu, có cung", các công ty Agency ngày này đang ngày càng “ lấp đầy” mình hơn khi có thể thực hiện đầy đủ các dịch vụ và công cụ. Điều này cũng một phần sẽ giúp các Agency thâu tóm được nhiều khách hàng hơn, khi có trong tay hàng loạt dịch vụ truyền thông cần thiết khiến khách hàng khỏi phải chọn lựa mỗi công ty một dịch vụ như xưa nữa, chi phí cũng sẽ đỡ tốn kém hơn cũng như có thể đồng bộ ý tưởng một cách thống nhất có thể. 

Và bí quyết của một dự án thành công

Một dự án thường bắt đầu với buổi Pitching, các ý tưởng (idea) sẽ được thảo luận từ đó, cho nên có thể thấy các idea được đưa ra là nền tảng cho dự án. Nhưng tùy vào mỗi người, idea được đưa ra sẽ được thể hiện qua nhiều cách khác nhau. Nó có thể hay hoặc không tùy vào từng hoàn cảnh và cách nhìn nhận. Cho nên, việc một idea có là yếu tố tiên quyết cho buổi Pitching thành công hay không lại tùy vào cảm nhận của người lãnh đạo. Và người lãnh đạo có thể chịu ít nhiều các tác động từ nhiều nguồn xung quanh. Lúc này buổi Pitching trở thành "chiến trường" của các Account, người Account có thể nhờ vào tài thuyết phục, khả năng phản biện và các mối quan hệ riêng mà quyết định "số phận" của các idea được đưa ra.

Brief cần chuyển thành văn bản thay vì "bàn miệng"

Sau khi các idea được lựa chọn, các Brief sẽ được đưa ra. Điều quan trọng trong lúc trao đổi Brief là các bên cần chuyển đổi tất cả các yêu cầu, cách làm việc, hướng giải quyết các lỗi có thể có,... thành văn bản thay vì chỉ "bàn miệng". Cô Vân có chia sẻ: "Chúng ta phải hiểu yêu cầu của công việc khó khăn tới đâu, đối tác là người có những yêu cầu và cách làm việc như thế nào. Và khi làm việc cố gắng nghe kỹ yêu cầu của khách hàng. Đọc kỹ các Brief và trao đổi nhanh nhất, kĩ nhất có thể tại buổi họp. Xác nhận rõ ràng các yêu cầu với đối tác. Kỹ hơn có thể gửi mail xác nhận ý tưởng và Brief trước khi tiến hành làm."

Ngoài ra, Account cần chú ý đến các thỏa thuận về deadline, nhất là trường hợp Brief bị thay đổi đột xuất khi gần Deadline. Với rắc rối này, các Account của Agency cần đưa ra phương án đàm phán. Đàm phán này để cả hai bên trao đổi và lắng nghe ý kiến của nhau, tránh trường hợp tự quyết định mà mất lòng, mất cả dự án. Cô Thùy Vân có lưu ý khi đàm phán: "Khi không chấp nhận, phải đưa ra các lý do như chất lượng công việc ko đảm bảo khi làm gấp. Trường hợp khách hàng không thỏa hiệp, bên mình vẫn nhận nhưng nói trước rủi ro để khách hàng có thể lường trước các nguy cơ."

Có thể thấy, nghề Account trắc trở hay thuận lợi còn tuỳ vào môi trường làm việc, đối tác, và khả năng thích ứng, thuyết phục, đàm phán của người Account.

Sau buổi phỏng vấn, cô Vân đã giúp chúng em hiểu hơn về công việc Account. Trước khi trò chuyện về vị trí account, chúng em đã tìm hiểu về nghề và nhận thấy rằng Quản trị các mối quan hệ và Khéo léo trong giao tiếp là hai kỹ năng sống còn để thực hiện công việc. Tuy nhiên sau khi cùng trò chuyện với cô, chúng em còn hiểu thêm được rằng hai kỹ năng ấy không chỉ áp dụng đối với Client, mà còn phải áp dụng cả với các thành viên trong team. Cô còn bật mí thêm bí quyết để gắn bó được với nghề, các bạn trẻ cần kiên nhẫn và nhẫn nại, bởi áp lực từ cuộc sống Agency sẽ dễ khiến bạn nản lòng. Account là một vị trí hoàn hảo để học việc và nâng cao nhiều kĩ năng trong ngành. Tuy nhiên sau một thời gian làm việc để bạn phát triển đủ lâu trong Agency, bạn sẽ thấy những điều bạn học được, những điều bạn tích lũy được sẽ là những thứ mà một công việc hay một môi trường khác khó có thể mang lại được cho bạn.